Resultatorienterat säljledarskap


Information för bättre försäljning från Rolf Laurelli. Eftertryck och citat uppmuntras så länge källan anges.

Att planera säljtid
 

Tiden - en gemensam nämnare

Tiden är den gemensamma nämnaren för alla säljare inom alla branscher. Tiden är den underliggande faktor som vi oftast upplever som besvärande, eftersom brist på tid hindrar säljarna från att göra det de verkligen vill göra eller hinna med alla de uppgifter som åligger dem. Många tycker också att de är slavar under tiden, att de aldrig kommer ikapp och att det alltid är någonting som ligger och väntar på att bli gjort. De flesta vill ha mer tid fastän de redan har all den tid som finns. Det är med andra ord knappast tiden i sig, som är problemet - utan hur vi använder den. Om säljarna inte kan styra sin tid - kommer tiden att styra dem!

Till säljarens uppgift hör (enligt Kotler, P 1960, Marketing Management. Analysis planning and control. Englewood Cliffs, N.J.: Prentice-Hall Inc.) ”Att söka upp prospects (nya kunder), kommunicera med etablerade kunder kring företagets produkter och tjänster, genomföra säljsamtal och nå avslut, ge kunderna teknisk service och assistans, insamla information kring kunder och konkur­renter och att allokera företagets resursinsatser på de lön­samma delarna av marknaden.”


Vad en säljare gör med sin tid

Marknadsorganisationens arbete är alltid svårt att tidsbedöma. Den viktigaste länken i hela marknadsföringsprocessen är säljaren - hur han använder sin tid och hur han medverkar till direkt resultatförbättring. Vad en säljare gör och hur han gör det är viktiga frågor. Ofta har man i säljutbildningssammanhang riktat uppmärksamheten mot hur en säljare arbetar, det vill säga hur han hanterar ett säljsamtal. Alldeles för lite intresse har riktats mot vad en säljare använder sin tid till. Om säljare behandlade sina övriga resurser på samma sätt som många behandlade sin knappaste resurs - tiden - skulle de inte klara sig länge. De flesta säljare känner sig överlastade av arbete men utnyttjar sin tid dåligt. Att planera betyder att vid ett tillfälle sätta av lite tid för att senare vinna mycket tid. Du måste hjälpa säljarna till bättre tidsstrukturering och säljplanering. Här finns stora möjligheter.


Tiden - en knapp resurs

De flesta säljare jag har kommit i kontakt med anser att de inte har tillräckligt med tid. De har dock alla lika mycket tid, det som är skiljer är hur de använder den!

Följden av ett dåligt tidsutnyttjande blir ett stressat arbetstempo med åtföljande irritationer. Tiden är en unik resurs. Hur mycket säljaren än anstränger sig kan han inte få mer tid än någon annan. Han kan inte heller lagra tid - förbrukad tid är försvunnen tid.

Tiden förbrukas ständigt i en jämn takt. Vad kan du göra för att hjälpa säljaren att slippa hamna i en ond cirkel där han tycker sig ha mindre och mindre tid till sitt förfogande? Det enda vettiga svaret är att du lär säljaren att använda sin tid rätt. Du måste lära säljarna att planera hur de ska använda tiden så att de utnyttjar den på absolut bästa sätt. Varje dag slösar många bort sin tid på arbetsuppgifter och aktiviteter som någon annan skulle kunna klara betydligt bättre och till lägre kostnad. Och, handen på hjärtat - kanske behöver inte arbetsuppgiften göras över huvud taget.

Man känner igen tidsmissbrukaren på att han snabbt slukar lunchen, på den tunga säljportföljen som han ständigt släpar mellan kundbesök, på den bristande förmågan att följa försäljningsplaner samt på de otaliga rutinärenden han sysslar med som hindrar honom från att hålla sina tidsplaner.

Trots att de flesta anser sig ha ont om tid, gör man inget åt det. Då man börjar prata om att konkretisera tidsanvändningen möts man ofta från säljarna av en försvarsattityd. De säger till exempel:

- Det är viktigare att arbeta än att planera.
- Jag jobbar hårdare än de flesta och har mycket övertid. Planering hjälper inte.
- Kunderna kommer aldrig att ta hänsyn till min planering.
- Det finns så många ovissa faktorer.
- Jag är för gammal för att ändra på mig.
- Jag är för ung för att veta hur man ska planera.
- Jag har inte tid att planera.
- Jag har redan försökt att göra det, men det fungerade inte.
- Det kanske går hos andra företag, men inte hos oss.

Svårigheten att balansera olika prioriteringar inom den givna tidsramen beror till stor del på att säljarna inte själva bestämmer hur tiden ska disponeras. Många personer i en säljares omgivning gör anspråk på hans tid och han kan inte utan vidare avgöra vem som ska få mest av hans tid. Därför används mycket tid till oplanerade uppgifter.


Vad gör säljaren av sin tid?

Ett sätt att studera säljarens effektivitet är att utgå från hans arbetsuppgifter. Vad gör egentligen en säljare?

Att generellt beskriva en säljares arbetsuppgifter är naturligtvis svårt eftersom varje säljares arbetssituation är unik. I nedanstående punkter har gjorts ett försök till systematisk beskrivning av en säljares arbetsuppgifter.

De studier som gjorts under de senaste åren inom olika företag och branscher har givit ett omfattande jämförelsematerial. Det är dock farligt att räkna med något statistiskt genomsnittsvärde för tidsfördelning på olika arbetsuppgifter och moment i olika företag. Intressant är dock att notera att själva besökstiden utgör en relativt begränsad del av den totala arbetstiden. Naturligtvis ligger i säljtid även kontorsarbete som säljaren måste göra för att den disponibla besökstiden ska vara effektiv. Målsättningen med studierna är att få underlag för att ändra tidfördelningen, med hänsyn till besökstid och övriga arbetsuppgifter.


Resultatområden

Om en säljare ska ha möjlighet att arbeta effektivt måste han också vara medveten om inom vilka områden han ska vara effektiv. En metod för att systematisera sitt arbete och inrikta det på väsentliga arbetsuppgifter är att arbeta med resultatområden.

Ett resultatområde är ett område som utgör en väsentlig del av säljarens befattning och inom vilket han ska prestera resultat = output! I de flesta befattningar finns alltid ett antal områden inom vilka det finns möjlighet att mäta effektivitet. Mätningen görs vanligtvis med hjälp av olika nyckeltal eller rapporteringssystem. I en säljorganisation kan områdena till exempel vara följande.

Många av ovanstående resultatområden påverkas av konkurrenternas agerande. Men de kan också vara utgångspunkt för diskussioner kring inom vilka områden säljarna ska vara effektiva.


Resultatområden (RO), Resultatnormer (RN), Resultatmål (RM)

De krav du ställer på säljarens arbete kan vanligtvis formuleras i ett försäljningsresultat som organisationen förväntar sig av säljarna. Säljarna har naturligtvis själva krav på att arbetet ska ske under tillfredsställande former.

Du och säljarnas egna krav ger ett antal områden inom vilka säljarna ska skapa resultat (resultatområden). Dessa skapar översikt av säljarbetet och kan till exempel om­fatta: säljresultat, att skaffa in marknadsinformation från fältet, genomföra kundbesök och ”ragga” nya kundämnen.

Säljarnas resultat på respektive resultatområde kan mätas med olika mätmetoder (resultatnormer). För att man ska kunna mäta resultatet måste man formulera mätbara mål (resultatmål). För att säljarna ska uppleva målen som aktiverande och motiverande måste ett antal krav på målen vara uppfyllda.


Krav på mål

För att ett mål ska vara framgångsrikt och tydligt bör det vara:

Realistiskt. Ett mål som redan på planeringsstadiet upplevs som orealistiskt är inte motiverande.

Utvecklande. Målet ska ge säljaren en känsla av att han uträttar något utvecklande i sitt arbete, dels för sig själv, dels för företaget.

Mätbart. Målet ska vara klart definierat och tillräckligt noggrant för att man ska kunna göra en meningsfull uppföljning.

Överensstämmande med avdelningens och företagets mål. Säljarens arbete i organisationen är en del av helheten. Det är därför väsentligt att säljarens arbete överensstämmer med företagets och avdelningens lång­siktiga mål.

Att sätta mål är svårt men viktigt! Det bör ske i samstämmighet mellan säljledning och säljare. Det är framför allt säljarnas uppskattning av realistiska mål som gör dem till ett verktyg för att skapa motivation i arbetet.